Müssen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung unterzeichnet werden?
Frage des GDD-Erfa-Kreises Coburg zur Auftragsverarbeitung:
Bei uns kam die Diskussion auf, ob AV-Verträge nun unterzeichnet werden müssen oder nicht. In der DS-GVO steht gem. Art. 28 Abs. 9 „Der Vertrag ist schriftlich abzufassen, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann“.
Ist das i.O. die Verträge zu unterzeichnen und im gescannten Format abzulegen und elektronisch aufzubewahren oder ist es sogar möglich einen Onlinefragebogen auszufüllen und ohne Unterschrift zu verschicken, wie bei der Textform?
Antwort des BayLDA:
Nach Art. 28 Abs. 9 DS-GVO ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung schriftlich abzufassen, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann. Was mit dem elektronischen Format genau gemeint ist und auf welchen Wegen solche Verträge geschlossen werden können, wird derzeit unterschiedlich diskutiert.
Jedenfalls ist es dabei aber Sache der Vertragspartner, den elektronischen Vertragsabschluss (per übereinstimmender Willenserklärungen) für eigene Zwecke und für Kontrollzwecke der Datenschutzaufsichtsbehörden sowie anderer Aufsichtsinstanzen (bei den Kreditinstituten: BaFin, Prüfungsverband, Bundesbank etc.) hinreichend und beweiskräftig zu dokumentieren, z. B. durch unterschriebene und eingescannte Texte mit Protokollierung des dazu geführten E-Mail-Verkehrs, durch eine Verfahrensweise nach § 126a BGB mit einer qualifizierten elektronische Signatur usw.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist also nicht zwingend, sondern nur eine der denkbaren elektronischen Möglichkeiten, so zumindest die herrschende Auffassung in Deutschland.
Eine Abstimmung unter den deutschen Aufsichtsbehörden zu Art. 28 Abs. 9 DS-GVO gibt es allerdings derzeit noch nicht.
( Bild von Juan Ospina auf Pixabay )
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