BfDI genehmigt Code of Conduct für Notare

Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) bietet mit den sog. Verhaltensregeln (oft auch “Code of Conduct” CoC genannt) nach Art. 40 DS-GVO ein Instrument der Selbstregulierung. Branchenverbände und andere Vereinigungen, die von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, können damit die z.T. abstrakten Vorgaben der DS-GVO für ihren Geschäftsbereich konkretisieren.

Nach Erwägungsgrund 98 der DS-GVO sollen Verbände oder andere Vereinigungen, die bestimmte Kategorien von Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern vertreten, ermutigt werden, in den Grenzen dieser Verordnung Verhaltensregeln auszuarbeiten, um eine wirksame Anwendung dieser Verordnung zu erleichtern, wobei den Besonderheiten der in bestimmten Sektoren erfolgenden Verarbeitungen und den besonderen Bedürfnissen der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen Rechnung zu tragen ist.

Zwar kann ein Branchenverband grundsätzlich ohne Beachtung bestimmter Vorgaben Selbstverpflichtungen für seine Mitglieder entwerfen und intern für verbindlich erklären. Die im Datenschutzrecht für Verhaltensregeln vorgesehenen Rechtswirkungen treten aber nur ein, wenn das in Art. 40 DSGVO vorgesehene Verfahren zum Erlass solcher Codes of Conduct eingehalten wird.

Insbesondere könnten in diesen Verhaltensregeln — unter Berücksichtigung des mit der Verarbeitung wahrscheinlich einhergehenden Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen — die Pflichten der Verantwortlichen und der Auftragsverarbeiter bestimmt werden. 

Bei der Ausarbeitung oder bei der Änderung oder Erweiterung solcher Verhaltensregeln sollten Verbände und oder andere Vereinigungen, die bestimmte Kategorien von Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern vertreten, die maßgeblichen Interessenträger, möglichst auch die betroffenen Personen, konsultieren und die Eingaben und Stellungnahmen, die sie dabei erhalten, berücksichtigen.

Schon das BayLDA stellte in seinem Papier Verhaltensregeln – Art. 40 DS-GVO fest, dass Branchenverbände dieses Instrument sehr zögerlich in Anspruch nehmen. Die DS-GVO versuche weitere Anreize zu schaffen. Es werde sich zeigen, ob diese ausreichen, damit künftig mehr Branchen sich solchen Regelugen unterwerfen. Vor allem zum Nachweis der in der DSGVO in unterschiedlichem Kontext oft genannten Garantien, könnten Verhaltensregeln hilfreich sein Rechtssicherheit zu schaffen, so die damalige Prognose des BayLDA.

Nun hat Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) Anfang Mai 2022 erstmalig eine Genehmigung auf Bundesebene nach Art. 40 DS-GVO erteilt. Konkret geht es um datenschutzrechtliche Verhaltensregeln zu technischen und organisatorischen Maßnahmen der Notarinnen und Notare im Hinblick auf elektronische Aufzeichnungen und Hilfsmitteln.

Die Bundesnotarkammer hatte auf ihrer 125. Generalversammlung einen Entwurf der Verhaltensregeln beschlossen und dem BfDI als zuständiger Aufsichtsbehörde zur Genehmigung vorgelegt.

Ziel dieser Verhaltensregeln ist es, zum einen den Notarinnen und Notaren für die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen ein Regelwerk an die Hand zu geben und so mehr Klarheit für die Praxis zu schaffen und zum anderen den Bürgerinnen und Bürgern die Sicherheit zu geben, dass Ihre personenbezogenen Daten bundesweit durch Notarinnen und Notare auf einem einheitlichen und verbindlichen Schutzniveau verarbeitet werden.

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