Datenschutz-Tücken im Umgang mit Excel-Dateien

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) berichtete in seinem Tätigkeitsbericht 2019 von einer Beanstandung im Zusammenhang mit der Nutzung von Excel-Dateien.

Eine öffentliche Stelle hatte versehentlich eine Excel-Datei mit personenbezogenen Daten einer Gruppe von 45 Lehrerinnen und Lehrern per E-Mail unverschlüsselt an alle Gruppenmitglieder versendet.

Beabsichtigt war, ein Arbeitsblatt mit Kontaktdaten zugänglich zu machen, um die Kommunikation unter den in vergleichbarer Funktion tätigen Lehrerinnen und Lehrern zu erleichtern. Die Excel-Datei enthielt jedoch weitere Arbeitsblätter, aus denen unter anderem eine umfassende Übersicht über die dienstlichen Beurteilungen der Jahre 2010 und 2014 (Beurteilungsprädikate) sowie Aufzeichnungen über das dienstliche Verhalten und die Amtsführung (wertende Aussagen über die Qualität von Arbeitsergebnissen, Tagungsteilnahmen und vereinzelt auch wertende Stellungnahmen anderer öffentlichen Stellen) ersichtlich waren. Diese Arbeitsblätter umfassten zudem Angaben von früheren Gruppenmitgliedern.

Der BayLfD beschreibt in seinem Tätigkeitsbericht einen datenschutzrelevantren Vorfall, der in im hektischen Tagegeschäft schnell passieren kann und im schlimmsten Fall als meldepflichtige Datenschutzpanne bewertet werden muss. Dieses Risiko wohnt jedem Versand einer von einem Tabellenkalkulationsprogramm erstellten Datei, die oft auch als Arbeitsmappe bezeichnet wird, inne. Eine solche Datei kann mehrere unterschiedliche Tabellenbereiche besitzen, die auch Arbeitsblätter genannt werden. Typischerweise wird nach dem Öffnen der Datei nur ein Tabellenbereich angezeigt, während eventuell daneben existierende Tabellenbereiche nur über eine zusätzliche Benutzeraktion aktiviert und damit sichtbar gemacht werden können.

Diese besondere Funktionsweise führt zu folgendem Risiko: Die Versenderin oder der Versender einer solchen Datei betrachtet vor dem Versand oft nur den gerade aktivierten Tabellenbereich und übersieht dabei, dass sich in anderen Tabellenbereichen der Datei sensible Daten befinden, die nicht mit versendet werden sollen.

In den seiner Rubrik “Aktuelle Kurz-Information 46: Datenpannen mit Microsoft Excel verursachen und vermeiden” stellt der BayLfD noch weitere Risiken dar, die bei der Nutzung von Excel eintreten können und beschreibt, wie diese Klippen mit einfachen Maßnahmen umschifft werden können ( Personenbezogene Daten können in einer Excel-Datei auch in der Rolle von Metadaten übersehen werden. )

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)

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